隐私政策
个人资料私隐政策
- 什么是个人信息?
个人信息是:
(1) information in a consumer report; or
(2)个人的名或姓与下列任何一项相结合:
(一)出生日期;
(b)社会保障号码或其他政府签发的身份识别号码;
母亲的娘家姓氏;
(d)独特的生物特征数据(指纹、声纹、视网膜图像);
(e)独特的电子识别号码及路由码;
(f)金融机构帐户或资料.
消费者报告是一份有关个人信用价值的报告, 信誉, 信贷能力, 字符, 一般的声誉, 个人特征, 或由收集此类信息的机构(如信用报告机构)准备或获得的一种生活方式.
- 如何收集个人资料?
本公司获取个人信息的方式有以下几种:
(一)由本公司订阅之报告机构提供之有关租赁申请之消费者报告, 贷款申请, 或因消费者可能授权本公司取得的其他理由;
(2)在租赁申请中，准租户完成;
(三)借款人或者买方完成贷款申请;
(4) in other real estate related forms the customer or client completes in or related to a transaction; and
(5)在纳税申报表中说明客户, 客户或供应商须填妥，并将此表格交给本公司.
填写上述表格时, 客户或客户可将资料邮寄给本公司, 传真, 个人交付, 或通过电子邮件. 客户或客户偶尔可能通过其他方式(如电话)向本公司或其代理提供个人信息, 传真信息, 或电子邮件消息，以便加快涉及客户或客户的事务.
3. 如何以及何时使用个人信息?
潜在租户的个人信息:潜在租户向本公司提供的个人信息主要用于获取消费者报告(信用检查). 它也可以用来执行背景调查和租赁历史搜索. 消费者报告中的信息可以与本公司为其管理物业的房东讨论. 该公司还向信用报告机构报告信息，并使用个人信息完成这些报告. 如果租客有欠房东或物业经理的余额，这些信息可能被用作收取债务的努力的一部分.
本公司所管理物业业主的个人信息:本公司为物业业主提供物业管理服务, the company uses the property owner’s personal信息 only: (a) to deliver the required management services; (b) to file any required reports with governmental agencies (for example, 美国国税局); or (c) for other purposes the property owner may authorize (including collecting a debt).
公司供应商的个人信息:供应商和潜在供应商向本公司提供的个人信息用于:(a)向政府机构提交任何必要的报告(例如), 美国国税局); and/or (b) conduct a background check and obtain consumer reports (credit checks) on the principals of any prospective vendor; and/or (c) share with any attorney, 保险公司, 法院, 如有必要，或与供应商的工作相关的其他第三方.
客户的个人信息:当本公司代表一个人(买家), 卖方, 房东, 或承租人)在事务中服务客户的代理可以, 代表客户并受客户指示, 将他或她向代理提供的个人信息传递给服务提供者(例如, 抵押贷款机构和产权公司)作为这些服务提供者可能要求的产品或服务的客户需要或要求. 如果该公司在租赁交易中代表潜在承租人, 个人资料可能, 以承租人的名义，并与承租人的知识, 与房东或他们的代理人讨论并提供给他们. 本公司及其代理人在与他人讨论任何个人信息时行使合理的酌情权.
4. 如何保护个人信息?
这家公司的书面文件受到严密的保护, 而且通常是暂时的. 所有记录都被转换成电子记录，原始文件在电子记录中被粉碎.
电子记录由分配给本公司人员的访问名称和密码保护. 电子记录保存在各个公司的电脑上, 以及第三方服务(管理软件), 云存储)，它们有自己独特的隐私策略(可以根据请求提供).
本公司及其代理人在与他人讨论任何个人信息时行使合理的自由裁量权，仅在本政策所述的情况下向他人发布个人信息.
本公司不允许其雇员或代理人复制消费者报告或保险索赔记录. 保留在公司档案中的消费者报告今后不得为方便顾客或客户而访问.
与该公司合作的个人代理是独立的承包商，与客户或客户合作的代理可以维护单独的交易文件. 该公司指示其代理不得允许其他人访问其保存的文件中的个人信息. 公司指示其代理以本政策所述的相同方式保护代理文件中的个人信息.
5. 谁有权获得个人信息?
以下人士可查阅本公司档案内的个人资料:
(一)服务、协调交易的代理人、经纪人;
(2) the office manager to whom the agent reports; and
(3)公司所有者.
公司管理物业的业主不能接触公司档案中的个人信息. 然而, 公司及其代理人可以与业主讨论租户的消费者报告或租赁申请中的信息. Copies of such information are provided to the 房东 only: (1) with the tenant’s consent; or (2) if the company ceases to be the property manager and the 房东 requests that the files be sent to the 房东, 房东的律师, 或者是新的物业经理. 买家的个人信息, 卖方, 房东, 或者房客只能在协商或完成交易或提供客户或客户从本公司寻求的服务的合理必要的情况下与其他人(如抵押贷款人或潜在房东)进行讨论. 买家的个人信息, 卖方, 房东, 或者房客只能在协商或完成交易或提供客户或客户从本公司寻求的服务的合理必要的情况下与其他人(如抵押贷款人或潜在房东)进行讨论.
这家公司可能, 应顾客或客户之要求, 如有需要加快或完成交易，应在交易中向业权公司或按揭公司等服务提供者提供个人资料.
如果公司被法律要求允许其他人访问公司文件中的个人信息, 公司将遵守法律(例如, 遵守法庭命令, 传票, 或政府调查). 该公司还将允许执法机构获取个人信息，以配合此类调查.
有限的个人信息, 如名字, 电话号码, 地址和电子邮件地址将与其他公司人员或第三方承包商共享，以方便沟通或安排预约.
在收取公司或其客户欠款的任何尝试中，个人信息也可能与债务催收人或其他相关第三方共享.
6. 个人资料如何处理?
这家公司采取合理的措施来处理个人信息. 个人信息通常是通过粉碎或销毁文件来处理的, 通过使文件无法阅读或破译的方法来删除电子文件, 或者从文件或电子文件中删除个人信息，使个人信息无法阅读. 文件维护的时间长度由德州房地产委员会(TREC)规定。, 美国国税局, 和其他监管机构.
7. 错误的记录:
如果该公司错误地向消费者报告机构报告信息, 公司将采取行动纠正公司记录中的信息，并在公司获悉并确定报告错误后，要求报告机构及时纠正其记录中的信息.
如果这家公司保留了一个错误的记录，即消费者已经签发了一张拒付支票, 在公司和消费者同意信息有误或消费者向公司提供执法机构报告表明拒付支票未获授权后，公司将立即删除记录.
注意:本公司要求任何向本公司或其代理提供个人信息的人在当时将这些信息识别为“pe”rsonal信息.”